Para empezar
Oficial de Asambleas
Eres lo primero y lo último que se escucha en la sesión. Arrancas a tiempo, haces que los invitados se sientan bienvenidos y cierras la noche en orden.
Practicas
Abrir una reunión frente a todos, con voz clara y presencia.
Tu tiempo en la agenda
Apertura y bienvenida al inicio, a las 7:00 en punto: 1 minuto. Clausura al final de la sesión: 1 minuto.
Antes de la sesión
- Conéctate unos 10 minutos antes de las 7:00 para que a esa hora ya estés listo.
- Prepara tu apertura: saludo, bienvenida a socios e invitados y quién sigue (el Presidente, o quien presida esa noche).
- Ten a la mano la hoja de la sesión. Ahí vienen el número de sesión, el tema y los nombres de quienes tienen función.
Durante la sesión, paso a paso
- 1
Abre la sesión a las 7:00
Aunque falten personas: empezar a tiempo es respeto para quien llegó puntual. Di el número de sesión y da la bienvenida, en especial a los invitados.
- 2
Recuerda cómo funciona la sala
Micrófono apagado mientras no te toque hablar, cámara encendida si se puede y tu nombre completo en Zoom, para que te reconozcan.
- 3
Da la palabra a quien preside
Presenta al Presidente del club (o a quien presida esa noche) para su mensaje.
- 4
Cierra la sesión
Cuando terminan los asuntos generales, agradece a todos, en especial a los invitados, y declara cerrada la sesión.
Así puede sonar
Un ejemplo de apertura (no es texto oficial, es una guía):
«Muy buenas noches a todos. Siendo las 7:00 p.m., damos inicio a la sesión número 374 de Toastmasters en Español Online. Bienvenidos, socios, y un saludo muy especial a nuestros invitados: qué gusto tenerlos. Les pido mantener su micrófono apagado mientras no les toque hablar y, si pueden, su cámara encendida. Y ahora, con ustedes, nuestro Presidente.»
Situaciones que pasan
A las 7:00 todavía hay poca gente
Empieza igual. Los que lleguen se integran; esperar castiga a los puntuales y retrasa toda la agenda.
El Presidente no está
Revisa la hoja: si alguien preside esa noche en su lugar, viene ahí. Si no, avísale al Toastmaster de la noche y dale la palabra a él.
Dudas frecuentes
¿Puedo leer la apertura?
Sí, sobre todo las primeras veces. Con la práctica la vas a decir de memoria.
Fuente: Toastmasters no publica una guía de esta función para la sesión (Sergeant at Arms es un cargo del comité). Lo de aquí es la agenda de nuestro club; la lista de funciones oficial está en toastmasters.org. Lo demás es cómo se hace en este club; si algo no cuadra con lo que ves en la sesión, avísanos.
Ver la fuente en toastmasters.org →